Telefonkonferenzen sind längst zu einer nicht bloß kostengünstigen, sondern zudem auch hocheffektiven Alternative zur klassischen Geschäftsreise geworden. Damit Sie Ihre Effektivität aber tatsächlich vollends ausspielen können, ist es unabdingbar, dass Sie sich an bestimmte Grundregeln in Bezug auf die Teilnahme an Telefonkonferenzen halten.
Die allgemeinen Grundregeln in Bezug auf Telefonkonferenzen
Das oberste Gebot bei Telefonkonferenzen lautet Pünktlichkeit. Daneben sollten weitere Regeln beachtet werden:
- Zu Beginn der Telefonkonferenz sollte eine Vorstellungsrunde stattfinden.
- Die Konferenz wird grundsätzlich von dem Konferenzleiter moderiert.
- Es wird nur gesprochen, wenn Sie von dem Konferenzleiter das Wort erhalten.
- Vor Einwahl sollten alle akustischen Störquellen entfernt werden.
- Sorgen Sie dafür, dass Sie während der Telefonkonferenz nicht gestört werden.
Diese Regeln dienen dazu, die Telefonkonferenz in einem ordentlichen Ablauf zu bringen und diese mit einem sinnvollen Ergebnis zu schließen. Weitere Tipps werden Ihnen häufig auch direkt vom Anbieter zur Verfügung gestellt, wie z. B. bei Telefonkonferenzen über talkyoo.net.
Sonderregeln im Fall von Videokonferenzen
Selbstredend gelten bei Videokonferenzen ausnahmslos alle Regeln, die auch bei herkömmlichen Telefonkonferenzen gelten. Weitere Regeln sollten hier beachtet werden:
- Gehen Sie mit einem gepflegten Erscheinungsbild in die Videokonferenz.
- Nutzen Sie ein ordentliches Umfeld, z.B. einen extra Konferenzraum.
- Sorgen Sie für ausreichende und der Kamera entsprechende Beleuchtung.
- Führen Sie eine Probeaufnahm durch und justieren Sie Bild und Ton evtl. nach.
Insbesondere bei Videokonferenzen ist darauf zu achten, dass die Partner vorab ihre Technik abstimmen, um hier möglichen technischen Hürden vorab zu klären und zu beheben.
Fazit
Grundlegend gelten bei Telefon- sowie bei Videokonferenzen alle Regeln, die auch bei herkömmlichen Konferenzen einzuhalten sind. So haben zum Beispiel Höflichkeit im Allgemeinen und Pünktlichkeit im Besonderen oberste Priorität. Zudem ist es nicht zuletzt wegen der „technischen Barriere“ unsagbar wichtig, dass Sie stets deutlich sprechen und akustische Störquellen bereits im Vorfeld so weit wie möglich vermeiden. Des Weiteren sollten Sie selbstverständlich sicherstellen, dass es vonseiten der Technik nicht zu Problemen kommen kann.
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